Wist je dat een gemiddelde werknemer zich in Nederland één keer per jaar ziek meldt? Maar als een medewerker meer dan drie keer per jaar ziek is, spreken we van frequent verzuim. Soms is hier een medische reden voor, maar vaak spelen niet-medische oorzaken een rol. Denk aan een ziekmelding door gebrek aan kinderopvang of een ‘maandagochtenddip’ na een sportief weekend.
Frequent verzuim kan ook een signaal zijn dat iemand moeite heeft om stressvolle periodes te overbruggen of kampt met terugkerende lichamelijke klachten. Dit kan uiteindelijk leiden tot langdurig verzuim—en dat wil je als werkgever natuurlijk voorkomen. Een frequent verzuimgesprek kan helpen om de oorzaken te achterhalen en samen naar oplossingen te zoeken. Maar hoe pak je dat goed aan?
5 tips voor een succesvol frequent verzuimgesprek
Een gesprek over frequent verzuim kan gevoelig liggen. Werknemers kunnen zich aangevallen voelen of direct in de verdediging schieten. Het is daarom belangrijk om open en objectief het gesprek in te gaan. Gebruik onderstaande tips om het gesprek effectief te voeren:
1. Bereid je goed voor
Analyseer het verzuimgedrag: hoe vaak en wanneer is de werknemer ziek geweest? Hoeveel dagen duurde het verzuim? Deze feiten helpen je om een open gesprek te voeren zonder aannames te maken.
2. Geef duidelijk aan wat de reden is van het gesprek
Plan het gesprek bij voorkeur kort na de herstel melding. Geef aan dat je je zorgen maakt over de frequentie en benoem eventuele patronen, zoals ziekmeldingen die steeds op maandagen vallen.
3. Stel open vragen
Het doel is om inzicht te krijgen in de mogelijke oorzaken van het frequent verzuim. Vermijd beschuldigingen en kom niet direct met oplossingen. Goede voorbeeldvragen:
- Hoe gaat het met je, zowel privé als op het werk?
- Wat vind je van je functie en de samenwerking met collega’s?
- Zijn er zaken die je als belastend ervaart?
4. Laat de medewerker zelf met oplossingen komen
Stimuleer eigen verantwoordelijkheid door de werknemer mee te laten denken over hoe het verzuim kan verminderen. Misschien zijn er praktische aanpassingen mogelijk, zoals flexibele werktijden of een andere werkplek.
5. Leg afspraken vast
Maak concrete afspraken en zet deze op papier. Dit helpt bij een eventuele vervolgstap als het verzuim niet afneemt. Overweeg om samen een document te ondertekenen waarin jullie afspraken staan. Dit geeft houvast voor toekomstige gesprekken.
Gratis download
Wil je een handig voorbeeldformulier om het gesprek vast te leggen? Download hier het document Regelmatig afwezig.
Meer weten? Neem contact met ons op of ontdek onze Kennisbank voor meer tips en tools.
